Планирование и учет ремонта автомобилей ведется на основе графика технического обслуживания и ремонта. График ТО и ремонта автомобилей составляется в двух экземплярах механиком гаража. Один экземпляр вывешивается в кабинете механика, второй — в зоне ТО и ТР. Заполнение графиков в зоне ТО и ТР производится мастерами по ремонту автомобилей. Заполненные графики подписываются начальником автотранспортного цеха, и передаются в бухгалтерию. Контроль за соблюдением графика ТО и ТР осуществляется начальником автотранспортного цеха. В зоне ТР на специальных стендах вывешиваются перечни операций по каждому виду ТО и таблицы смазки всех обслуживаемых постами марок машин, что обеспечивает рабочим, выполняющим ТО, самоконтроль за полнотой выполнения перечня операций ТО.

Зона ТО и ТР, а также производственные участки обеспечиваются технологическими картами ТО, руководствами и инструкциями по технической эксплуатации машин и другой технической литературой. За время выполнения или после завершения технологических операций ТО и ТР их качество контролируется самими исполнителями (ремонтными рабочими) посредством контрольных приспособлений, приборов, испытательных стендов. Начальник автотранспортного цеха осуществляет периодический контроль с целью проверки: качества выполнения работ по ТО и ТР, соблюдения технологии и технического состояния вспомогательного оборудовании.

Учет затрат на техническое обслуживание и ремонт машин и оборудования ведется на основании следующих документов: месячного графика периодичности проведения ТО и ТР машин и график обслуживания и ремонта оборудования РОБ; карточка технического обслуживания и ремонта автомобилей; карточки расхода запасных частей и материалов.

График периодичности проведения ТО и ремонта автомобилей заполняется мастерами по обслуживанию автомобилей под контролем механика. В исполнительных графах графика обязательно отмечаются наработка автомобиля, виды ТО и ТР с указанием времени простоя по каждой машине.

Заполненный график подписывается начальником автотранспортного цеха и передается в бухгалтерию предприятия. Оформленный график является исходным документом для начисления премий и надбавок ремонтным рабочим за соблюдением режимов ТО, сокращение простоев в ТО и ТР, повышение коэффициента технической готовности и продление срока службы подвижного состава.

Карточка ТО и ремонта автомобилей является первичным документом для учета затрат труда и времени на ТО и ремонт. Она оформляется на месте проведения ТО и ТР механиком, подписывается мастером, начальником автотранспортного цеха и передается в бухгалтерию предприятия.

Карточка расхода запасных частей и материалов является основным первичным документом для учета расходов и списания запасных частей и материалов с подотчетных лиц. Карточка оформляется механиком совместно с кладовщиком совместно на каждую машину и подписывается начальником автотранспортного цеха. Списание запасных частей обезличено на группу машин - запрещается. За полученные запасные части и материалы в карточке подписывается водитель или слесарь, контролирующий (обслуживающий) автомобиль.

Ежемесячно оформленная документация сдается в бухгалтерию предприятия. Лицевой счет машины является результирующим учетным документом, в который ежемесячно записываются все данные первичных документов по учету использования, ТО, ремонта машин. Он ведется бухгалтером и является основным исходным документом для анализа организации использования, ТО, ремонта автомобилей.